Êtes-vous un professionnel bilingue organisé et rigoureux, qui carbure à la variété et au désir d’avoir un impact concret? ORPC recherche un-e Coordonnateur-rice administratif pour devenir le pilier de notre équipe de Sherbrooke, au Québec. Dans ce rôle de soutien stratégique, vous ferez le pont entre nos opérations canadiennes, notre équipe basée aux États-Unis et nos partenaires, garantissant ainsi la fluidité de nos activités administratives, réglementaires et de communications.

• Soutien à la direction et à l’équipe : Agir en tant qu’ancrage administratif principal pour notre équipe canadienne; gérer les calendriers, les voyages internationaux et la logistique d’événements afin que l’équipe puisse se concentrer sur la réalisation des projets.
• Gestion des données et des systèmes : Être le point de contact principal pour notre logiciel CRM, en assurant l’intégrité des données et en optimisant les flux de travail pour l’efficacité de l’équipe.
• Supervision logistique : Coordonner les opérations du bureau pour assurer un environnement professionnel harmonieux, tant pour les membres de l’équipe locaux que pour ceux en télétravail.

• Gestion des permis et des demandes : Fournir un soutien administratif de haut niveau pour la préparation et la soumission de demandes de permis complexes et de documentation environnementale.
• Soutien aux subventions et au financement : Aider à la compilation et au suivi des demandes de subvention, en veillant à ce que tous les documents justificatifs soient organisés et soumis dans le respect des échéances réglementaires strictes.
• Suivi des échéanciers : Maintenir un système de suivi rigoureux des jalons réglementaires et des exigences de rapport pour garantir que l’organisation demeure en pleine conformité.

• Communications stratégiques : En partenariat avec notre équipe américaine, exécuter le calendrier des médias sociaux et contribuer aux bulletins d’information de l’entreprise.
• Traduction professionnelle : Mettre à profit votre maîtrise du bilinguisme pour traduire ou peaufiner des documents techniques et administratifs.
• Liaison avec les parties prenantes : Agir à titre de point de contact professionnel pour les partenaires et le public, en maintenant un standard élevé de professionnalisme bilingue.

• Expérience confirmée : 5 à 7 ans d’expérience en coordination, en soutien de projet ou en tant qu’adjoint(e) de direction — idéalement dans un environnement technique ou d’ingénierie au sein d’une petite ou moyenne entreprise.
• Esprit d’initiative : Vous êtes hautement autonome, exceptionnellement organisé(e) et capable de gérer plusieurs dossiers de front dans un environnement de petite équipe.
• Maîtrise du bilinguisme : Une parfaite fluidité professionnelle en français et en anglais est indispensable pour traduire des documents et collaborer efficacement avec nos équipes et partenaires anglophones.
• Aisance technologique : Excellente maîtrise d’Office 365 ou de Google Workspace et expérience directe dans la gestion d’une base de données CRM.

• Lieu : Bureau professionnel à Sherbrooke, QC, avec possibilité de télétravail.
• Statut : Temps plein.
• Supérieur immédiat : Directeur du développement, Canada.
• Déplacements : Déplacements occasionnels pour des événements ou des réunions.

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Contact : Emily Hadidian
Gestionnaire RH
✉ [email protected]
☎ 207-772-7707

 
Are you an organized and rigorous bilingual professional who thrives on variety and the desire to make a real impact? ORPC is looking for an Administrative Coordinator to become the backbone of our team in Sherbrooke, Quebec. In this strategic support role, you will act as a bridge between our Canadian operations, our U.S.-based team, and our partners, ensuring the fluidity of our administrative, regulatory, and communications activities.

• Management and Team Support: Act as the primary administrative anchor for our Canadian team; manage calendars, international travel and event logistics so that the team can focus on delivering projects.
• Data and Systems Management: Be the primary point of contact for our CRM software, ensuring data integrity and optimizing workflows for team efficiency.
• Logistical Supervision: Coordinate office operations to ensure a harmonious work environment for both local and remote team members.

• Permit and Application Management: Provide high-level administrative support for the preparation and submission of complex permit applications and environmental documentation.
• Grant and Funding Support: Assist in the compilation and follow-up of grant applications, ensuring that all supporting documents are organized and submitted within strict regulatory deadlines.
• Timeline Tracking: Maintain a rigorous tracking system for regulatory milestones and reporting requirements to ensure the organization remains in full compliance.

• Strategic Communications: In partnership with our U.S. team, execute the social media calendar and contribute to company newsletters.
• Professional translation: Use your mastery of bilingualism to translate or refine technical and administrative documents.
• Stakeholder Liaison: Act as a professional point of contact for partners and the public, maintaining a high standard of bilingual professionalism.

• Proven experience: 5 to 7 years of experience in coordination, project support or as an executive assistant — ideally in a technical or engineering environment within a small or medium-sized company.
• Self-starter: You are highly autonomous, exceptionally organized, and able to manage multiple files simultaneously in a small team environment.
• Proficiency in bilingualism: Perfect professional fluency in French and English is essential to translate documents and collaborate effectively with our English-speaking teams and partners.
• Technological fluency: Excellent command of Office 365 or Google Workspace and direct experience in managing a CRM database.

• Location: Professional office in Sherbrooke, QC, with the possibility of telecommuting.
• Status: Full-time.
• Immediate Supervisor: Director of Development, Canada.
• Travel: Occasional travel for events or meetings.

 
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Contact: Emily Hadidian
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